Es la primera etapa de la
capacitación y se refiere al diagnostico preliminar necesario. Para la
detección de las necesidades de capacitación se consideran tres niveles de
análisis.
Análisis Organizacional: el
sistema organizacional
El análisis organizacional
no solo se refiere al estudio de toda la empresa, es decir, su misión, objetivos,
recursos, competencias y su distribución para alcanzar los objetivos, sino
también al ambiente socioeconómico y tecnológico en el cual está inserta. Este
análisis ayuda determinar lo que se debe enseñar y aprender en términos de un
plan y establece la filosofía de la capacitación para toda la empresa.
El análisis
organizacional “determina la importancia
que se dará a la capacitación”. En este sentido, el análisis organizacional
debe verificar todos los factores (como
planes, fuerza de trabajo, eficiencia organizacional, clima organizacional) que
inciden en sus costos y los beneficios esperados para alcanzar los objetivos de
la organización, y establecer así la política global relativa a la capacitación.
En el nivel organizacional
se presenta una dificultad no solo para identificar las necesidades de
capacitación, sino también para definir sus objetivos. A partir de la premisa
de que la capacitación es una respuesta estructurada a una necesidad de
conocimientos, habilidades o competencias, el éxito del programa depende
siempre de la forma de identificar la necesidad que debe satisfacerse.
Análisis de los recursos
humanos: el sistema de capacitación
El análisis de los recursos
humanos procura constatar si son suficientes en términos cuantitativos y cualitativos,
para cubrir las actividades presentes y futuras de la organización. Se trata de
un análisis de la fuerza de trabajo: es decir, el funcionamiento de la
organización supone que los empleados cuentan con las habilidades,
conocimientos y actitudes que desea la organización.
Análisis de las operaciones
y tareas: el sistema de adquisición de habilidades
Es el nivel de enfoque más
restringido para detectar las necesidades de capacitación; es decir, el
análisis se efectúa en el nivel de puesto y se sustenta en los requisitos que
exige a su ocupante. Mas allá de la organización y las personas, la
capacitación también debe considerar los puestos para los cuales las personas
deben capacitarse.
Una necesidad de
capacitación en el nivel del puesto es una discrepancia entre los requisitos
que el puesto exige y las habilidades que su ocupante tiene en ese momento.
Medios para detectar las
necesidades de capacitación
La detección de las
necesidades de capacitación es una forma de diagnostico que requiere sustentarse
en información pertinente. Gran parte de esta información se debe agrupar
sistemáticamente, mientras que otra esta disponible con los administradores de
línea. La determinación de las necesidades de capacitación es una responsabilidad de línea y una función de
staff; es decir, el administrador de líneas es el responsable de la percepción
de los problemas que provoca la falta de capacitación. Es el responsable de las
decisiones relativas a la capacitación, utilice o no los servicios de asesoría
que presentan los especialistas en capacitación.
Los medios principales para
detectar las necesidades de capacitación son:
1.
Evaluación del desempeño
2.
Observación
3.
Cuestionarios
4.
Solicitud de supervisores y gerentes
5.
Entrevistas con supervisores y gerentes
6.
Reuniones interdepartamentales
7.
Examen de empleados
8.
Reorganización del trabajo
9.
Entrevista de salida
10. Análisis
de puesto y perfil del puesto
11. Informes
periódicos
